Study Abroad 留學之路 - 介紹學校申請系統

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建議先閱讀: 留學之路 - 基礎知識、名詞介紹

延伸先閱讀: 留學之路 - 我的背景與申請結果

可以隨便讀: 留學之路 - 準備流程、時間規劃

熱門推薦讀: 準備履歷表 (Resume/CV)、GPA計算與介紹

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聽說以前申請國外學校都是使用紙本申請，申請者要填完資料，
製作成一份厚厚的申請文件 (很像推甄台灣研究所)，然後寄去國外學校
然後就是等很久學校回紙本信件看是否少文件，或是申請結果ˊ_>ˋ

資訊化的時代來臨，大部分學校都有線上的申請系統！(online application system)
有些學校也能同時紙本申請，但我看到的大部分學校還是線上申請。

以下資料都是各人經驗，我是申請美國的CS碩士研究所，
如果是其他國家(歐、奧、印等等)可能跟原PO經驗有所不同。

通常你會先被要求申請一組帳號密碼，可以多次登入你的申請系統
所以可分成多次慢慢的填寫完成，不用一次填完，
直到確認資料完成後按下"submit" 才是送出申請系統。

PS: 如果沒有特別申請帳密，可能那個申請系統就只能填一次，
按下送出就是送出 (我個人只碰到 CMU ETC 是如此。)

因為我申請的學校不少(請看我的背景與申請結果)...
所以我稍微做了資料管理@@
我先在我的最愛新增一個"申請系統"資料夾，
把每個我要投的學校申請系統加進去(要改成好懂的名字)

你需要填很多資料 + 上傳文件 + 送出考試成績 + 確認狀態！
請讓我慢慢道來~

1. 填各種資料

要填很多資料，大致上要先準備好下列這些答案(當然也可以看到再找啦 XD)
PS: 如果已經有護照，姓名要填寫的跟護照一樣！

首先是個人基本資料：

1. 個人姓氏：Last name = Surname = Family name 這是姓氏
2. 個人名字：First name = Given name 這是名字
3. (郵件)地址：不會中文轉英文的請服用中華郵政-中文地址英譯
4. 國家：通常選 Taiwan 或 Taiwan (ROC)，我是沒看過只有ROC(Republic of China)
5. GPA：通常問overall，也有一些會問 Jr/Sr 或 major GPA。
   另外，填寫時通常可以選擇GPA成績範圍 (請看GPA介紹與計算)。
     
6. 連絡電話：台灣前面請加 +886 然後去掉 0。
   (ex: 04-22123456  +886-4-22123456 )
7. 聯絡信箱：填比較不會漏信的，我當時是用gmail。
   另外要常常檢察垃圾郵件，看是否有重要的信件沒看到。
     
8. 使用語言：母語是的平常中文請填 Chinese(Mandarin)。
   另外可以列出你會的語言：英文、日、法、德、義、西文之類的。
9. 畢業學校
10. 主修科目
11. 已拿到學位/預計拿到學位的學位名稱與日期：
    例如：2014/ June 畢業，拿到 Bachelor of Science 學位。
      
12. TOEFL托福 iBT/雅斯：國際生需要英文能力證明，請看準備托福 TOEFL iBT。
13. GRE/GMAT 成績：申請美國研究所應該都需要。
14. 以修過的大學課程(少見)：填寫大學修過的主修科目和成績。
    印象中 Columbia 跟哈佛的系統有要求。
15. Skype ID (少見)：印象中哈佛的系統好像有要求

再來是比較麻煩的可選填資料，能填盡量填：

1. 工作經驗：跟申請科系有關的經驗、開始與結束日期，還有簡述工作成果。
2. 研究經驗：簡述曾經參與的研究計劃與成果。
3. 論文：有就有；沒有就沒有ˊ_>ˋ
4. 個人榮譽
5. 曾拿過的獎學金
6. 參與過的社團或組織：組織名字和所擔任的職位。

強烈建議：我自己有準備一個資料的文件 txt 檔案，把難填的資料放裡面，
這樣之後可以直接複製貼上。(Ex: 大學名稱、主修科系、還有什麼 Mandarin 之類的XD)

最後是重要的推薦人資料：

填寫推薦人的基本資料，姓名、所在機構、稱謂、與你的關係、電子信箱等。

現在推薦信幾乎都是直接上傳給學校系統，學校會寄出一個提醒的信件給推薦人，

請他們線上填寫對於你的評價、推薦信。

注意：
有些系統在你填完推薦人資料後，系統就會自動寄出提醒信，
而有些系統你可以自己控制什麼時候要寄出此提醒信。

記得保持禮貌，如果你預計會有提醒信到推薦人信箱，
建議提前或是稍後寄一封信件提醒推薦人，讓他們有預期心理會收到此信件。

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2. 上傳文件(重要)

系統還會要求上傳文件，請看清楚系統說明，應有檔案大小、格式限制。

1. Official/Unofficial transcript 正式/非正式成績單：(請以各校敘述為主，下面是個人經驗)
   Official transcript：通常指的是你母校的所核發的正式成績單，要有印章、鋼印等。
   Unofficial transcript：通常指的是正式成績單的掃描檔案。
   
   申請系統幾乎都會要求申請者上傳成績單的掃描檔(以利他們快速作業)，
   請在檔案大小限制內傳清晰的檔案上去。(掃描黑白的可能可降檔案大小)
   有些學校要求要上傳中英文成績單，有些只需英文成績單。
   
   掃描時注意正反面，有些學校提供雙面英文成績單，
   背面可能有成績轉換標準，此時就應該要掃描兩面成績單。
   
   *PS 1: 很多學校都會在申請時就要求寄出正式成績單(Official transcript)！
   此成績單要被放在一個學校所密封信封之中(絕對不能拆開)，跟母校註冊組說要彌封，
   他們都知道怎麼作，例如在黏貼部分蓋上學校的印章。
   此彌封信封要由你自己包裝再寄(建議用快遞) 或由學校直接寄出都可以，
   但是這個放成績單的小信封不能拆開。
   
   有些學校要求被錄取後，才需要寄出成績單，那就等待消息吧!
   
   *PS 2: 有些學校也會要求寄出學位證明，
   可以跟正式成績單彌封在同一個小信封之中。我就是申請了多份彌封信封，
   每個裡面都有中英文成績單、英文學位證明。
   可以在小信封上用鉛筆輕輕寫上你的性名跟出生年月日方便學校作業。
     
2. Statement of Purpose (SOP)：最基本要上傳的文件之一。
3. 履歷 (Resume/CV)：最基本要上傳的文件之一。
4. Degree Certificate：如果已畢業，應要有的學位證明。
     
5. Personal history Statement (PHS) (少見)：個人歷史簡述。
6. 護照第一頁(較少見)：有包含照片跟姓名的那一頁。
7. TOEFL 紙本成績掃描
8. GRE  紙本成績掃描

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3. 送出考試成績(重要)

如果你是考托福跟GRE的，需要經由ETS送出托福/GRE的正式成績給學校。
請看ETS的線上系統，搜尋你要申請的學校名字，
學校通常會列出學校自己的代號 (托福/GRE 可能不同代號)，
如果找不到就去學校網站的FAQ搜尋'code'。

如果已經早早搞定考試成績，可以先送出考試成績，
不用等到申請系統填完在送，學校通常會保留你的正式成績一段時間。

托福只能一次傳一個成績過去，GRE可以點選一個或多個(不必全部)成績寄出。

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4. 確認狀態(超重要)

線上系統好就是好在這邊！可以確認狀態(有少數不會顯示狀態= =)
確認你的各種資料都有送達學校，常見的有下列：

1. 推薦信：推薦人完成上傳後，系統會顯示已經收到。
   幾乎每個學校系統都會顯示推薦信狀態。
   像是熱門的「ApplyYourself」或「ApplyWeb」等(注1)，
   或是學校自製的申請系統，幾乎都可以看推薦信狀態。
     
2. 正式成績單
3. TOEFL iBT 托福：送出成績後，可約抓兩週會送達到學校。
4. GRE成績：送出成績後，可約抓兩週會送達到學校。

注1：ApplyYourself 或 ApplyWeb是學校外包廠商作的申請系統
使用ApplyYourself 的學校如：USC, UCLA, Harvard, UIUC, UC Davis, Johns Hopkins
使用ApplyWeb的學校如：Cornell, Georgia Tech, Ohio State University, University of Michigan.
自製申請系統的學校如：Columbia, CMU, UCSD, UCSB, MIT, UCB, Cal Tech

像是ApplyYourself 的系統不會顯示考試成績或是成績單是否已送到，
因為這些都是需要經過人工確認的。

有些學校會特別寫，不要寄信問他們文件送達狀態，
但如果網頁沒寫，而你又擔心，還是可以寄信詢問是否已經到達

但也不要擔心，如果有缺失文件，學校會寄信提醒再送一次或是補齊，
在等待這段時間，沒有消息勉強可以認為是好消息。

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以上是個人經驗分享，有我個人主觀意識，單純給大家參考。

最後教大家最後一招，如對申請時有任何疑問～
直接寄信問學校跟系辦！會吵的小孩有糖吃！！！
我有段時間真的是奪命連環寄問問題...

申請系統的文章就暫時這樣了，
有問題會疑問請留言，我會盡量更新和回答~
如果喜歡，請分享吧，對別人有用就是對作者的最大安慰 XD

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延伸閱讀:
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